Fra og med 25. oktober 2023 vil de nye kunngjøringsskjemaene, kjent som eForms, være den eneste lovlige formen for kommunikasjon med Tender European Daily (TED). Denne overgangen vil endre hvordan offentlige anskaffelser kommuniseres og administreres. Samtidig vil DFØ lansere arbeidet en ny Doffin-versjon som vil støtte det nye systemet. Hva betyr dette for oppdragsgivere og leverandører i bygganskaffelser?
Hva er eForms?
Kunngjøringsskjemaet eForms, forkortelsen for «electronic forms,» erstatter de nåværende «notices,» eller kunngjøringsskjemaene som sendes til TED. Formålet med det nye skjemaet er å forenkle digitalisering av anskaffelser. Dette skal oppnås ved å gjøre kunngjøringsskjemaene mer omfattende, slik at mer informasjon om anskaffelsen skal kunne leses ut av selve kunngjøringsskjemaet. Tanken bak er at det skal bli lettere for myndighetene å analysere og systematisere informasjon om anskaffelser, for slik å gi en dypere forståelse av bruken av ressurser innenfor offentlig sektor.
En praktisk virkning er at konkurransegrunnlag i mindre anskaffelser vil kunne bli overflødig, og at man slik unngår dobbeltbehandling av informasjon i kunngjøringsskjema og konkurransegrunnlag. I større, komplekse bygganskaffelser vil det imidlertid fortsatt være behov for nokså omfattende vedlegg, for eksempel kravspesifikasjoner, prosjekteringsunderlag, kontrakt etc.
Vil bli brukt i bygganskaffelser over og under terskelverdi
EU-forordningen som krever bruk av eForms kommer til anvendelse i anskaffelser som overskrider EØS-terskelverdiene og derfor skal publiseres på TED-plattformen. For å sikre enhetlig begrepsbruk og teknisk forenkling, har imidlertid DFØ utviklet nye skjemaer med utgangspunkt i eForms også for anskaffelsene under terskelverdi. Endringene vil dermed få betydning for både store og mindre bygganskaffelser.
Hva må leverandører være oppmerksom på?
eForms skal gjøre inngivelse av tilbud i bygganskaffelser enklere og mer sømløst. Med strømlinjeforming av oppdragsgivers informasjon, er tanken at det skal gå raskere for leverandører å finne frem til aktuelle konkurranser og å vurdere om det er aktuelt og interessant å inngi et tilbud. Videre vil leverandører skal slippe å lete etter fragmentarisk informasjon som er å finne flere steder i kunngjøring og i konkurransegrunnlag.
På den andre siden bør leverandører være oppmerksom på at feilregistrering av data kan ha konsekvenser for tilbudsprosessen. Entreprenører må være nøye med å fylle ut skjemaene korrekt for å unngå feilinformasjon som kan påvirke evalueringen av tilbudet. For entreprenører som ikke er vant til elektroniske skjemaer, kan imidlertid overgangen til eForms være utfordrende, spesielt i konkurranser med korte frister. Leverandører bør derfor sette av ressurser til å bli kjent med den nye teknologien i god tid før tilbudsfrist.
