Byggherren skal som utgangspunkt overta kontraktsarbeidet gjennom en overtakelsesforretning etter innkallelse fra entreprenøren. Dersom byggherren skal ha kontraktsmessig rett til å nekte overtakelse, og dermed unnlate å utføre egne kontraktsforpliktelser, må kvalitative mangler med entreprenørens levering kunne påvises.
Det forutsettes her at partene har inngått en entreprisekontrakt i henhold til standardene NS 8405, NS 3430, NS 8406 eller NS 3431. Nevnte standarder inneholder i praksis tilsvarende regler for når byggherren har rett til å nekte overtakelse. NS 8406 inneholder imidlertid en forenkling, ved at det ikke stilles uttrykkelig krav til den dokumentasjon som må foreligge innen overtakelsesforretningen.
Byggherrens ønske om å utsette overtakelsen kan ha flere årsaker. Forhold som skyldes byggherrens egne forhold, som byggherrens endrede behov eller økonomi, gir ikke i seg selv grunnlag for å nekte overtakelse. Nektelsen må begrunnes med konkrete mangler ved entreprenørens kontraktsforpliktelse.
Utgangspunktet er at overtakelse skal skje når kontraktsarbeidet er ferdig. Dette utgangspunktet danner bakgrunnen for byggherrens rett til å nekte overtakelse. Byggherren kan nekte å overta bygget dersom det påvises mangler som i seg selv hindrer, eller hvor utbedringen av manglene vil hindre, den forutsatte bruken av bygget. Det kan være en mangel som alene hindrer bruken av bygget, eller det kan være flere mangler som samlet sett medfører at bruken hindres i tilstrekkelig grad. Det må her foretas en konkret vurdering i den enkelte kontraktssituasjon, og samme type mangel kan slik måtte bedømmes ulikt for ulike bygg. Dersom manglende flislegging medfører at kjøkkenet på et hotell ikke kan benyttes, vil dette få større konsekvenser for byggherren enn der et bad på ett hotellrom ikke kan benyttes. Mangelens konsekvens for den forutsatte bruk vil være avgjørende for retten til å nekte overtakelse.
Det er ikke et vilkår at den endelige bruken av bygget hindres. Dersom det har vært en forutsetning at andre entreprenører skal arbeide videre med bygget i etterkant av hovedentreprenørens arbeider, vil en mangel som hindrer disse arbeidene kunne gi rett til å nekte overtakelse. Avgjørende er hvilken bruk av kontraktsarbeidet som var forutsatt og som var synlig og påregnelig for entreprenøren. Videre må denne bruken klart hindres som følge av manglene eller utbedringsarbeidene. Det er ikke tilstrekkelig at utbedringen vil medføre visse ulemper for byggherren.
Ved større kontraktsarbeider kan det være nødvendig å gjennomføre tester av deler av kontraktsarbeidet for å ha mulighet til å bedømme om arbeidet er kontraktsmessig utført. Dersom partene har avtalt at entreprenøren skal foreta slik innregulering, prøving eller fremlegge annen dokumentasjon innen overtakelsen, og denne dokumentasjonen er nødvendig for å bedømme om vesentlige punkter i kontraktsarbeidet er oppfylt, vil manglende dokumentasjon kunne gi grunnlag for å nekte overtakelse. Dette gjelder ikke tester som forutsetter at bygget er tatt i bruk før de kan gjennomføres.
Byggherren har alltid rett til å nekte overtakelse før avtalt sluttfrist, selv om bygget er ferdig og mangelfritt. Partene vil oftest innrette seg etter den avtalte sluttfristen, og en overtakelse før tiden vil kunne påføre byggherren økte utgifter.
Byggherren må sørge for at hans begrunnelse for nektelsen blir ført inn i overtakelsesprotokollen. Det er selve begrunnelsen som er avgjørende for den senere vurderingen av om nektelsen var rettmessig, selv om det er påpekt ytterligere mangler eller befaringen ble avsluttet uten at hele bygget ble kontrollert. Entreprenøren må videre protokollere sin begrunnelse for hvorfor han er uenig i nektelsen.
Dersom byggherren urettmessig nekter å overta bygget, vil overtakelse anses for å ha skjedd ved overtakelsesforretningen, og virkningene av overtakelse vil inntre fra dette tidspunkt. Byggherren bærer dermed selv risikoen for sitt standpunkt til om kontraktsarbeidet har slike mangler at overtakelse kan nektes. Urettmessig overtakelse kan dertil gi entreprenøren krav på erstatning.